시말서란 특정 문제나 실수가 발생했을 때 이를 설명하고 재발 방지를 약속하는 공식 문서입니다. 시말서 양식과 쓰는 요령에 대해서 자세하게 정리하였습니다. 시말서를 처음 작성해야 하는 직장인 분들은 이 글을 참고하셔서 간단하고 명확하게 시말서를 작성하시면 되겠습니다.
1.시말서란?
시말서는 사건이나 실수의 원인을 명확하게 설명하고, 이를 통해 재발 방지 대책을 약속하는 공식적인 문서입니다. 주로 직장에서 업무 중 발생한 실수나 문제를 해결하기 위해 제출합니다.
2.시말서 작성 방법
- 1.제목 작성 : 문서 상단에 "시말서" 또는 "시말서 제출서"와 같은 제목을 작성합니다.
- 2.발생 경위 : 사건이 일어난 배경과 상황을 간결하면서도 구체적으로 작성해야합니다.
- 3.잘못 인정 및 반성 : 자신의 실수를 인정하고 진심 어린 반성을 작성합니다.
- 4.재발 방지 대책 : 앞으로 같은 실수가 발생하지 않도록 구체적인 대안을 작성합니다.
- 5.작정사 정보 기재 : 이름, 부서, 작위 등을 작성하여 시말서의 신뢰성을 높입니다.
3.시말서 쓰는 요령
제목 : 시말서
작성자 : 강아무개
부서 및 직위 : CS 대리
발생 경위 : 2024년 5월 10일, 고객 요청 사항을 확인하는 과정에서 실수가 발생하여 예약 진행이 지연되는 문제가 발생하였습니다. 이는 업무를 제대로 이행하지 못한 저의 잘못입니다.
잘못에 대한 반성 : 저의 실수로 인하여 고객 및 회사에 불편을 드린 점 진심으로 사과드립니다. 앞으로는 이런 일이 발생하지 않도록 업무 방식을 개선하겠습니다.
재발 방지 대책 : 고객 요청 사항을 체계적으로 작성하여 확인 절차를 강화하겠습니다.
작성일 : 2024년 5월 12일
서명 : 강아무개
4. 시말서 작성 시 주의점
1.객관적이고 명확한 서술
- 감정적인 표현을 피하고 사실에 근거하여 작성
- 지나친 변명이나 과장된 표현은 신뢰를 떨어뜨릴 수 있습니다.
2.재발 방지 대책 강조
- 문제를 해결하려는 구체적인 계획을 포함하여 작성
- 간단한 약속보다는 실질적인 대안을 제시
3.책임 회피 금지
- 변명으로 들릴 수 있는 표현들은 피합니다.
- 자신의 책임을 명확하게 하는 태도가 중요합니다.
4.문법 및 맞춤법 주의
- 시말서는 공식 문서이므로 정확한 문법과 맞춤법을 사용해야 합니다.
시말서는 문제가 발생했을 때 이를 해결하고 재발 방지를 약속하는 중요한 문서입니다. 작성법과 양식, 그리고 작성요령을 참고하여 작성해보시기 바랍니다.